Penggunaan Dokumen Asing di Indonesia dan Luar Negeri pada PERMENKUMHAM Nomor 19 Tahun 2020

Dalam menjalankan usaha atau kehidupan sehari – hari, seringkali kita membutuhkan dokumen dari luar negeri yang akan digunakan di Indonesia atau mungkin sebaliknya. Namun penggunaan dokumen tersebut tidak dapat digunakan secara serta merta, dokumen harus melalui tahap legalisasi pada instansi terlebih dahulu.

Apa itu Legalisasi Dokumen?

Legalisasi Dokumen merupakan pengesahan tanda tangan Pejabat, stiker dan/atau stempel yang terdapat dalam suatu dokumen berdasarkan verifikasi tanda tangan, stiker atau stempel dengan spesimen. Pengesahan tersebut tidak mencakup kebenaran isi dokumen.

Lalu dokumen apa yang perlu di legalisasi? Dokumen yang dimaksud adalah dokumen yang diterbitkan di dalam negeri dan akan dipergunakan di luar negeri atau dokumen yang diterbitkan di luar negeri dan akan dipergunakan di Indonesia. Sebagai contoh dokumen yang perlu dilegalisasi seperti, terjemahan dokumen, surat kuasa atau surat persetujuan pelepasan dan pengalihan suatu hak, dokumen perusahaan dan dokumen WNA yang akan dipergunakan di wilayah negara lain.

Tahapan penggunaan dokumen Indonesia untuk digunakan di luar negeri     

Sebelum suatu dokumen yang diterbitkan di Indonesia dapat digunakan di luar negeri, maka perlu memenuhi beberapa tahap sebagai berikut:

1. Melalui form atau Akta Notaris

• Form atau surat baku yang sudah dibawa oleh penghadap ke notaris dengan dibagian bawah surat terdapat kolom untuk tandatangan yang ada tandatangan pejabat publiknya untuk mengesahkan tanda tangan penghadap.
• Pembuatan akta yang dibuat di Indonesia atau luar negeri dengan dua bahasa yang dimengerti dengan baik oleh Notaris.

2. Menerjemahkan melalui penerjemah tersumpah

Pada Undang-Undang Jabatan Notaris apabila dibutuhkan seorang  penerjemah yaitu wajib dilakukan oleh penerjemah tersumpah, bersertifikat atau dengan penerjemah yang dipilih atau direkomendasikan oleh kedutaan. Penerjemah juga harus membubuhkan pernyataan bahwa penerjemah sudah menerjemahkan dokumen tersebut dengan benar dan membubuhkan tandatangannya dibawah dokumen tersebut.

3. Legalisasi di Kementerian Hukum dan HAM

Setelah di sahkan oleh Kemenkumham, dokumen tersebut akan ditempelkan sebuah stiker yang nantinya dilakukan oleh Kanwil.

4. Legalisasi di Kementerian Luar Negeri

5. Diberikan ke Konsulat Jendral wilayah negara tempat dokumen akan digunakan untuk diketahui.

Setelah melewati tahapan – tahapan tersebut barulah dokumen tersebut dapat dipergunakan di luar negeri oleh pihak yang berkepentingan.

Tahapan Penggunaan Dokumen Asing untuk Digunakan di Indonesia

Lalu bagaimanakah jika dokumen yang diterbitkan di luar negeri akan digunakan di Indonesia? Untuk tahapan tersebut sama seperti tahapan pada sebelumnya yaitu dokumen dari luar negeri harus sudah dilegalisir oleh Notaris / otoritas setempat, Kementerian Luar Negeri negara setempat dan di consulirized oleh Kedutaan Besar / Konsulat Jenderal RI setempat. Setelah melewati tahapan – tahapan tersebut barulah dokumen tersebut dapat digunakan di Indonesia.

Persyaratan yang harus dilengkapi oleh Pembuat Dokumen Asing

Adapun persyaratan-persyaratan dasar yang dibutuhkan oleh Penghadap saat membuat dokumen asing yang disesuaikan dengan keperluan dokumen yang dibuat, seperti:

• Data diri penghadap saat di Notaris
• Dokumen yang sudah dibuat di Notaris
• Terjemahan dokumen (bersama dengan naskah asli)
• Salinan dokumen
• Paspor yang masih berlaku
• Surat kuasa (jika dikuasakan)
• Bukti legalisasi dari Instansi setempat, Kemenlu dan Kedutaan / Konsulat Jenderal negara tempat dokumen akan digunakan

PERMENKUMHAM Nomor 19 Tahun 2020 untuk mengatur proses pembuatan dan penggunaan sebuah dokumen asing melalui legalisasi dokumen. Pembubuhan legalisasi dengan menggunakan stiker, stiker ini nantinya didapatkan dari proses-proses yang telah disebutkan diatas. Dengan demikian dokumen tersebut baru dapat digunakan di luar negeri.